Med dataflödesanalys identifierar vi kärnan i processerna. Att förnya och välja ett arbetsledningssystem innebär alltid en stor förändring i ett företags arbetssätt, och kostnaden för att misslyckas kan bli ännu högre.
Inköpet underlättas och framgången i definitionsfasen stöds av en dataflödesanalys som fördjupar sig i kundens nuvarande verksamhetsmodell och måltillstånd. Dataflödesanalys är en tjänst som kan erbjudas kunden, till exempel när övergången till HeadPower IWM (Infra Work Manager) övervägs. Målet är att ge kunden en tydlig bild av vad investeringen innebär för dem.
– Dataflödesanalys används också när beslutet att migrera till IWM har fattats. På så sätt avgör vi vilket tjänstepaket som är lämpligt för just detta kundföretag och vilka integrationer som behöver byggas i bakgrunden, säger HeadPowers utvecklingschef Marko Partanen.
Dataflöde beskriver information- och ansvarsfördelningen i processer, det vill säga den information som flödar genom ett företags processer. Med dataflödesanalys analyseras detta informationsflöde tillsammans med kunden. På så sätt kan vi gemensamt identifiera utvecklingsområden och potentiella flaskhalsar i processerna. Slutligen presenteras allt i ett tydligt grafiskt diagram. Rapporten beskriver diagrammets punkter mer i detalj och belyser behov och riktlinjer för verksamhetsutveckling.
– Utifrån dataflödena skapas en modell för databearbetning och användaråtgärder. Utifrån detta kan vi bedöma vilka utbildningsbehov, integrationer och användarantal som kan vara aktuella i implementeringsprojektet. På så sätt säkerställs också framgången för genomförandet.
Att genomföra en dataflödesanalys är också i praktiken en ömsesidig ”introduktion”, där HeadPowers verksamhetsmetoder blir bekanta för kunderna och vice versa.
– Vi lär oss tala ett gemensamt språk när terminologin blir bekant, sammanfattar Partanen.
Från kartläggning av nuvarande status till rapport
Det första steget i att förbereda en dataflödesanalys är att lista de system som används i organisationen och beskriva processernas dataflöden. I praktiken inhämtas information från anställda genom intervjuer och enkäter.
– Jag skickar först ett omfattande frågeformulär till kundens medarbetare som detaljerat kartlägger sina arbetsuppgifter, säger Partanen. Efter att ha fyllt i blanketterna brukar det bli intervjuer med de anställda, ibland i grupper och ibland individuellt. Efter att ha fyllt i blanketterna brukar det bli intervjuer med de anställda, ibland i grupper och ibland individuellt.
Baserat på denna första undersökning skapas en rapport om den nuläget för informationsflödet. Rapporten innehåller ett dataflödesdiagram och en textbeskrivning av det. När nuläget har klargjorts och beskrivits blir det lättare att definiera målet. Dataflödesdiagrammet täcker databehandlingsfunktionerna, parter och kritiska faktorer samt deras problemområden.
– När vi bestämmer målet granskar vi till exempel hur ofta vissa uppgifter behöver utföras och hur lång tid de tar. Om något tar lite tid och inte skapar en stor börda kan vi säga att just denna punkt inte kräver integration i ett annat system. Men om något som i princip är litet tar oproportionerligt mycket tid och ansträngning, drar vi slutsatsen att integration är värt att göra. Då underlättar det kundens arbete betydligt, säger Partanen.
I definitionen av målet tar vi reda på vilka lösningar som underlättar arbete och informationsbehandling. I praktiken slutar det ofta med att vi skapar gränssnitt till olika informationssystem och tredjepartslösningar.
Efter att ha klargjort målet organiserar HeadPower en workshop där målmodellen testas med hjälp av HeadPowers tjänster. I praktiken skapar vi till exempel jobb tillsammans och under handledning i IWM, som kan vara verkliga exempel på företaget i fråga. I workshopen följer vi arbetets fortskridande genom hela processen från beställning till leverans, så att vi följer den modell som beskrivs i informationsflödet, det vill säga måltillståndet testas också i praktiken.
Under workshopen diskuteras arbetssätt och observationer och utvecklingsidéer skrivs ner. Från workshopen får vi väsentlig information för att lägga ett anbud. Vi kan bedöma i vilken utsträckning IWM kommer att implementeras, vilken typ av gränssnitt företaget behöver och vad som måste beaktas för att uppnå önskat resultat.
Inget behov att köpa blint
Tack vare dataflödesanalys finns det tydliga steg för att implementera HeadPowers tjänster från början. Kundföretaget vet vad genomförandet kräver och vad som egentligen upphandlas. Kunden får ett utkast på genomförandeplan och en uppskattning av arbetsmängden. Dessutom vet de vilka utbildningsbehov de har vid övergången till det nya systemet, säger Partanen.
När ett företag som genomgått HeadPowers dataflödesanalys implementerar IWM är det redan klart vad man kan förvänta sig av mjukvaran. På samma sätt vet HeadPower också vilken typ av problem den förväntas lösa. Efter dataflödesanalysen vet vi mycket exakt vilken typ av problem vi löser och vilka utmaningar vi står inför. Självklart är det bra att återgå till måltillståndet om ett eller två år och se om det har uppnåtts eller på vilket sätt det har uppnåtts. Och då kan vi samtidigt fundera på vad nästa steg i utvecklingen kan vara. För det handlar ju om ständiga förbättringar!
Artikeln publicerades ursprungligen i HeadPowers kundtidning, VRU, 2025.