För den vanliga anställda är det en lättnad när datorn fungerar smidigt. Nödvändig information finns i rätt programvara, och att hitta den tar inte upp en stor del av arbetsdagen. Denna enkelhet uppnås ofta genom integrationer.
De flesta organisationer använder många olika IT-lösningar för att underlätta vardagen. Ju fler system som används, desto viktigare är det att de fungerar sömlöst tillsammans. Detta uppnås genom att bygga integrationer som låter information flöda mellan system utan extra ansträngning från användarna.
HeadPower IWM (Infra Work Manager) är ett arbetsledningssystem som hjälper operatörer av infrastrukturnätverk att hantera sin dagliga verksamhet, från beställningar och fakturering till platsövervakning och kommunikation. Utöver IWM används många andra system i kundföretag.
– Det krävs många gränssnitt mellan HeadPowers mjukvara och olika CRM- och ERP-system för att information ska flöda mellan systemen. Ett typiskt behov är att koppla ett faktureringssystem till IWM så att data som matas in i IWM också visas i faktureringssystemet och vice versa, säger Pasi Reini, HeadPowers Integration Product Manager.
Utan integrationer skulle en dataarbetares dag sannolikt innebära fler öppna program- och webbläsarflikar, där information skulle behöva flyttas manuellt. Detta är frustrerande och leder ofta till misstag. Därför är integrationer avgörande när flera verksamhetskritiska system används.
Integrationer är en viktig del av helheten, där informationssystem görs så enkla att de överträffar gamla arbetsmetoder, även för dem som är vana vid det gamla.
– Det finns fortfarande platser där arbete sker via e-post eller till och med post-it-lappar. I dessa fall finns det alltid en risk att saker inte görs eller rapporteras på grund av mänskliga fel.
När programvaran är användarvänlig och allt som behövs är inbyggt i bakgrunden, överträffar den nya metoden den gamla med 6–0. Tiden går till att utföra verkligt arbete, inte att leta efter rätt bilaga bland tusentals gamla e-postmeddelanden.
Integrationer genomförs på olika sätt
Integrationer mellan HeadPowers system och kundens mjukvara implementeras på två sätt. Om få integrationer behövs och fler inte förväntas, är det bäst att använda så kallade point-to-point-gränssnitt.
– Point-to-point-gränssnitt byggs mellan två system, vilket gör att data kan flöda sömlöst mellan dem. Denna metod är bäst för organisationer med få integrationsbehov, säger Reini.
För många olika programvaror är det mest effektiva sättet att använda ett API (application programming interface). HeadPowers IWM API är en färdig tjänst som kunden köper en licens för. Utöver API:t behöver kunden en integrationsplattform och teknisk expertis för implementering.
– Med API:t kan kunden bygga nödvändiga integrationer själv. API är ett bra alternativ för kunder med många integrations- och automationsbehov.
Om många gränssnitt behövs från början, kommer antalet sannolikt att öka. Därför är API-baserade integrationer det mest kostnadseffektiva alternativet.
Att bygga integrationer kräver en integrationsplattform, som finns färdig på marknaden.
– Färdiga integrationsplattformar fungerar bra, och en fördel är att serverutrymmet tillhandahålls av tjänsteleverantören. Partnern hanterar även plattformsuppdateringar och underhåll.
En färdig plattform ger sinnesro, eftersom kunden kan fokusera på att säkerställa att integrationerna fungerar mellan alla nödvändiga system.
Mindre manuellt arbete
Tid sparas när mindre arbete är manuell datainmatning. För de flesta är tanklöst kopierande av data tråkigt och leder till fel.
– I värsta fall kan mänskliga misstag leda till stora ekonomiska problem. Ofta finns det en tidsfrist för fakturering i kontrakt. Med vissa system finns risken att en faktura aldrig skickas på grund av ett ej ifyllt fält, vilket kan leda till att stora summor inte kommer in, förklarar Reini.
När en integrationsplattform används kan fel kontrolleras centralt. Om ett obligatoriskt fält, som ”byggarbetsplatsnummer”, saknas, påminner plattformen om det. Fakturor blir inte halvfärdiga och kassaflöden hanteras i tid.
Artikeln publicerades ursprungligen i HeadPowers kundtidning, VRU, 2025.