Genom att använda data på ett smart sätt kan processerna effektiviseras samtidigt som man sparar pengar. Informationen som samlas in i olika system kan förädlas och användas för många olika behov.
HeadPowers applikationer IWM, IWC, IWD och IWS samlar alla in information som är kopplad till organisationens verksamhet. Med dagens verktyg kan dessa data användas som stöd för beslutsfattandet, så att processerna blir tydligare och alla får en gemensam lägesbild.
– Man skulle kunna säga att datakvalitet och möjligheten att rapportera informationen är minst lika viktiga i moderna applikationer som exempelvis informationssäkerhet och integrationsmöjligheter, säger HeadPowers tekniska arkitekt Matti Sysmäläinen.
Att samla in data enbart för datans skull skapar inget värde. Därför satsas det mycket på de bakgrundsprocesser som användaren inte ser. Ur kundens perspektiv innebär ett välfungerande system att den information som behövs presenteras på ett tydligt och lättbegripligt sätt, utan att separata resurser behöver läggas på att bearbeta eller tolka den.
– Tack vare dagens semantiska modeller kan det också bli möjligt för AI att hitta samband i rapporteringssystemets data. Då blir informationen betydligt enklare att använda, eftersom man med egna ord kan fråga systemet exempelvis hur orderstocken ser ut hos olika entreprenörer, berättar Sysmäläinen.
Identifiera flaskhalsar för en smidigare vardag
Den data som systemen producerar är i sitt råa format en omfattande informationsmängd som kan vara svår att förstå för den som inte är insatt. Därför erbjuder HeadPower också tjänster där rådata omvandlas till tydliga rapporter som inte kräver expertkunskaper inom IT för att förstå.
– Vilka rapporter som tas fram kan i hög grad anpassas efter kundens behov. I praktiken har kunden ofta ett ganska tydligt problem eller informationsbehov som man vill hitta en lösning på. Samtidigt kan datamängden vara så stor att det är svårt för kunden att överblicka allt som faktiskt är möjligt. Då är vår roll naturligtvis att hjälpa till att bygga en lämplig lösning, säger HeadPowers programvaruutvecklare Perttu Huikuri.
HeadPowers tjänster har redan under en tid kunnat producera rapporteringsdata åt kunderna, men möjligheten att skapa rapporter för specifika och tydligt definierade behov är nyare. Data kan nu exempelvis användas för kundens SLA-rapportering, där man följer upp servicenivån för beställningar. Rapporten visar om den utlovade servicenivån har uppnåtts och, om så inte är fallet, i vilket skede av processen problemet har uppstått.
– Rapporterna gör det enkelt att identifiera de flaskhalsar som gång på gång fördröjer beställningar, berättar Huikuri.
Tillförlitliga data och rapporter med relevant innehåll gör det i viss mån också möjligt att förutse framtida utveckling. Systemen kan naturligtvis inte förutse helt nya eller oväntade händelser, men exempelvis uppföljningen av faktureringsläget blir enkel när rapporterna visar både den öppna orderstocken och faktureringssituationen. Historiska data bevarar också erfarenhetsbaserad, så kallad tyst kunskap, som annars inte alltid förs vidare när människor och roller förändras.
– Det kan exempelvis handla om att en viss entreprenör vanligtvis behöver längre tid för vissa arbetsuppgifter än andra. När den informationen finns tillgänglig blir det lättare att uppskatta tidsplanen, säger Huikuri.
Alla former av framförhållning underlättar planeringen och minskar risken för överraskningar. En annan viktig fördel är att behovet av manuellt arbete med rapporteringen minskar i takt med att systemen utvecklas.
– Att sammanställa Excel-filer är tidskrävande arbete, och den tiden är alltid bort från något annat.
En gemensam lägesbild
Inom en och samma organisation kan det finnas flera olika uppfattningar om när ett visst arbete egentligen är klart. En person kan anse att arbetet är färdigt när el och vatten fungerar på arbetsplatsen. En annan tycker att det är klart först när allt efterarbete är utfört och ingen längre behöver åka ut till arbetsplatsen. Den som sköter faktureringen kan i sin tur anse att arbetet är klart när den sista fakturan har skickats, medan kollegan bredvid tycker att arbetet inte är avslutat förrän kunden har betalat fakturan.
– En gemensam rapportvy i realtid visar när arbetet är klart enligt de kriterier som man tillsammans har kommit överens om, säger Sysmäläinen.
Kundföretag kan ha mycket olika behov när det gäller vilken information de vill se i rapporterna, och behoven varierar även mellan olika användare.
– Vilken information som är intressant beror ofta på vilken ”keps” man har på sig. Beställaren vill veta hur de egna arbetsplatserna ligger till. Arbetsledningen vill veta om det finns resurser för allt arbete eller om det behövs extra personal någonstans. Entreprenören är intresserad av hur arbetet fortskrider och när det kan faktureras. Nätbolaget vill i sin tur ha en tydlig bild av läget inom sina nätområden och investeringar för att kunna fatta proaktiva beslut, sammanfattar Sysmäläinen.