IWI används idag av nästan alla elnätsbolag i Finland, av ett stort antal vattenverk, teleoperatörer, fjärrvärmebolag, företag inom flera infrastruktursektorer samt hundratals entreprenörer. Användarskaran är stor, men det är också nyttan.
IWI (Infra Work Instructions) innehåller en omfattande samling anvisningar för byggande och underhåll av nätverk. Här finns arbetsmetoder som bygger på branschens bästa praxis samt gällande lagstiftning och myndigheternas tolkningar. När alla utgår från samma riktlinjer blir både beställning och utförande av arbeten enklare, samtidigt som förväntningar på kvalitet och arbetssätt blir tydligare för alla parter.
Det omfattande innehållet har tagits fram i nära samarbete med branschen och finns samlat på en användarvänlig webbaserad plattform. Under årens lopp har användargränssnittet utvecklats kontinuerligt för att göra det enklare att hitta rätt anvisningar och snabbt få en överblick över den information som är relevant i den aktuella situationen.
Grundtanken bakom IWI är att arbetsinstruktioner och arbetsmetoder ska vara enhetliga. På så sätt behöver inte varje organisation utveckla egna lösningar för samma problem om och om igen.
– Innan HeadPowers anvisningar fanns hade varje bolag sina egna arbetssätt och instruktioner för hur arbeten skulle utföras. I en beställar-entreprenörsmodell, där entreprenörer arbetar för flera olika nätägare samtidigt, skulle olika rutiner och krav skapa många praktiska utmaningar, säger HeadPowers Ari Uotila.
När samma anvisningar används på de flesta arbetsplatser minskar behovet av företagsspecifika eller projektspecifika instruktioner avsevärt.
– IWI fungerar också som en gemensam distributionskanal för branschanvisningar. Både branschgemensamma och företagsspecifika instruktioner finns tillgängliga på samma plats och uppdateras samtidigt för alla användare. Risken att gamla versioner ligger kvar i mappar och används av misstag försvinner, säger Uotila.
Mycket mer än tekniska instruktioner
IWI är kanske mest känt för sina tekniska anvisningar, vars historia sträcker sig över 25 år tillbaka till elnätsbranschens konstruktionsritningar och tekniska lösningar. Under årens lopp har dock innehållet vuxit och utvecklats till att omfatta betydligt fler delar av verksamheten inom olika infrastruktursektorer.
I dag innehåller IWI inte bara tekniska instruktioner utan också vägledning inom arbetsledning, säkerhet, hållbarhet, kvalitetsstyrning, underhåll, ledarskap och administrativa processer. Plattformen erbjuder därmed gemensamma arbetssätt för hela organisationen, från planering och byggnation till ledning och administration.
Arbetsmetodinstruktionerna beskriver både vad som måste göras och vad som är tillåtet att göra i olika situationer.
– Tanken är att det alltid ska finnas en plats att vända sig till när något är oklart. Om man till exempel arbetar med vattenförsörjning kan man säkert ta vattenprover i sömnen utan att läsa instruktionerna, men det är ändå viktigt att anvisningen finns där vid behov, säger Uotila.
IWI innehåller också en stor mängd information om tolkningar och rekommenderade arbetssätt. Lagar, förordningar och myndighetskrav ger inte alltid tydliga svar på hur de ska tillämpas i praktiken inom infrastruktursektorn. Där har HeadPower tagit en viktig roll som samordnare mellan branschaktörer och myndigheter.
– Allt utvecklas i samarbete med nätsföretag och myndigheter. Ibland kan det ta flera år att komma fram till en tolkning som fungerar för alla parter, säger Uotila. Tydliga och heltäckande anvisningar är också en viktig fråga ur ett rättssäkerhetsperspektiv. När ansvariga personer kan visa att rätt instruktioner har funnits tillgängliga i verksamheten blir det betydligt enklare att påvisa att man har uppfyllt sina skyldigheter om problem skulle uppstå.
Ett värdefullt stöd även på kontoret
Allt innehåll i IWI riktar sig inte till dem som arbetar ute i fält. Dokumentmallar och administrativa anvisningar underlättar också vardagen för medarbetare på kontor.
– Dokumentmallarna sparar tid för dem som arbetar med administration. Faktum är att IWI innehåller mycket material som handlar om betydligt mer än bara det praktiska arbetet ute på fältet, berättar Uotila.
En annan styrka är att en stor del av IWI:s innehåll kan användas direkt i utbildningar och introduktionsprogram. Anvisningarna är medvetet utformade som tydliga och pedagogiska helheter där även sådant som kan upplevas som självklart finns dokumenterat.
– När utbildning och introduktion bygger på samma material som används i det dagliga arbetet förstärks lärandet över tid. Dessutom är det viktigt ur ett rättssäkerhetsperspektiv att alla arbetsrelaterade krav och rutiner verkligen finns dokumenterade i anvisningarna, säger Uotila.